Jak snadno odesílat potvrzení termínů z kalendáře přes SMS

Pokud nabízíte služby, u kterých se vám lidé objednávají na konkrétní termíny po telefonu nebo si třeba domlouváte tímto způsobem schůzky, určitě se vám někdy stalo, že druhá strana na domluvený termín zapomněla. Nebudu se teď zabývat tím, že by měli být lidé zodpovědní a tyto věci si hlídat (někam si to napsat, pamatovat si to atd.) Bohužel víme, jaká je často realita. 

Osobně používám kalendář v mobilu, kde mám všechny události. Proto jsem si pro tyto účely vytvořil Zkratku pro iOS, která mi umožňuje rychle a jednoduše posílat potvrzení domluvených termínů přes SMS. 

 

Jak to funguje?

Po skončení hovoru a domluvení termínu probíhá tento scénář:

1. Z historie volání si zkopíruji do schránky telefonní číslo klienta.
2. Domluvený termín zadám do kalendáře a současně do poznámky v události vložím klientův telefon.
3. Spustím si z plochy zkratku Potvrzení SMS.
4. Zkratka načte z vybraného kalendáře poslední přidanou událost a zjistí tyto údaje: začátek, konec, místo a telefonní číslo z poznámky.
5. Do předem připraveného textu vloží tyto údaje a ukáže náhled zprávy.
6. Po potvrzení okamžitě odesílá SMS s potvrzením termínu.

Dobrý den, potvrzuji domluvený termín na službu XXX od ____ do ____ na adrese ________. Hezký den. Josef Novák

 

Co tím získám?

Klient má v SMS potvrzení termínu, na kterém jsme se domluvili. Vyhnu se tak omylům vzniklým kvůli tomu, že jeden z nás v průběhu hovoru něčemu špatně porozumněl. Zároveň druhá strana nemůže později argumentovat, že jsem v telefonátu říkal něco jiného atd. Naopak já předejdu i chybě z mojí strany při zadávání, protože zkratka načítá podrobnosti z mého kalendáře. V případě chyby může druhá strana okamžitě reagovat.

Jak zkratku nastavit?

1. Na iPhonu si otevřete odkaz pomocí tlačítka dole a stáhněte si zkratku.
2. Po stažení si otevřete aplikaci Zkratky a u Potvrzení SMS klikněte na tři tečky v pravém horním rohu (1. obrázek).
3. V prvním bloku vyberte kalendář, který má zkratka používat (např. osobní, pracovní…). Zkratka načítá události ze zvoleného kalendáře maximálně 12 měsíců dopředu. To si můžete přizpůsobit podle sebe (2. obrázek).
4. Upravte si text SMS (název služby, podpis nebo cokoliv jiného…). Můžete si přidat i další proměnné nebo některé odebrat (3. obrázek).
5. Otestujte, zda vše funguje jak má.

Ujistěte se, že text a všechny proměnné jsou stejné v bloku Zobrazit upozornění a následujícím Poslat textovou zprávu. Vyhnete se tak situaci, že upozornění před odesláním bude ukazovat jiný text než ten, který odejde jako SMS. Doporučuji tak veškeré úpravy provádět v bloku Zobrazit upozornění, následně vše zkopírovat a vložit do bloku Poslat textovou zprávu. 

Pro otestování funkčnosti doporučuji vytvořit událost s vlastním telefonním číslem v poznámce. Ano, lze poslat SMS sám sobě. Snadno si tak sami ověříte, zda funguje vše tak jak má 🙂